Continuum Logo Zwart

Bedrijfsnaam Dexis Belgium

Sector Distributie MRO sector

Locatie Hasselt

Website www.dexis.be

Project Phoebe

Onlangs heeft Dexis Belgium voor “Project Phoebe” de “Digital Project of the Year 2020” award van Data News in ontvangst mogen nemen, een wedstrijd waarin de nadruk op innovatie ligt die een echte meerwaarde biedt voor een bedrijf. Wij zijn zeer trots dat Continuum aan dit innovatieve project heeft kunnen meewerken en onze expertise in het veld van AI hebben kunnen inzetten.

Project Phoebe werd in het leven geroepen om verschillende pijnpunten in het sales-, order- en quotation process aan te pakken en dat proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Het project heeft er voor gezorgd dat de doorlooptijd van een order intake met maar liefst de helft verkort is.

Deze business case licht meerdere aspecten van Project Phoebe verder toe, zoals de challenges die het project moest oplossen, de technische opbouw en welke meerwaarde het biedt voor Dexis Belgium.

Wie is Imes Dexis?

Dexis Belgium Logo

Imes Dexis is een van de bedrijven uit de portfolio van Dexis Belgium, MRO-marktleider (Maintenance, Repair & Overhaul) in België. Dexis Belgium maakt op zijn beurt deel uit van de Europese industriële groep Descours & Cabaud, met wortels in Frankrijk. Imes Dexis legt zich specifiek toe op de distributie van industriële benodigdheden, zoals aandrijvingen, gereedschappen en persoonlijke beschermingsmiddelen.

 De organisatie levert producten aan voor onderhoud, herstellingen en revisies in alle denkbare sectoren en heeft maar liefst +/- 500.000 artikelen op stock liggen. Imes Dexis beschikt over een zeer uitgebreid netwerk aan leveranciers om zowat elk industrieel artikel te kunnen aanleveren. Het betreft de B2B-wereld waarbij het cruciaal is om klanten binnen de 24 uur een oplossing te bieden om hun continuïteit te verzekeren.

De combinatie van het zeer uitgebreide aanbod aan artikelen en de verschillende sectoren waarin Imes Dexis werkzaam is, vergt specialisme.

De tijd voor project Phoebe – de challenges

Toen project Phoebe nog niet geïmplementeerd was, werkten de binnendiensten van de verschillende filialen op klantenbasis. Dat wil zeggen dat een klant één vaste contactpersoon (+ vervanger) had die alle noden van de klant inwilligde, zoals bestellingen, offertes, klachten, vragen, etc. Klanten namen via verschillende kanalen (EDI, fax, e-mail, telefoon, …) contact op met hun contactpersoon om een bestelling te plaatsen, maar die aanpak vertoonde verschillende pijnpunten.

 

De grootste pijnpunten van zo’n aanpak zijn een ongelijke verdeling van de werkdruk, de nood aan continue configuraties in CRM- of ERP-systemen, een zeer lange doorlooptijd van aanvragen door manuele acties, bottlenecks, afwezigheden en vertragingen in order processen die zorgen voor ongezonde pieken in het logistieke apparaat.

 

Als gevolg van alle vernoemde pijnpunten en meer werd project Phoebe in het leven geroepen.

Workload Project Phoebe

Wat is project phoebe?

Kort samengevat is Phoebe een werkverdelingsmechanisme dat automatisch taken aanmaakt voor de medewerkers van Imes Dexis, dat continu de hele situatie monitort en indien nodig taken zal verschuiven om een optimalisatie van die verschillende processen te bekomen. Het betreft hier processen in verband met sales, klachten, offertes, vragen…

Project Phoebe bestaat uit verschillende neurale netwerken waarbij elke netwerkarchitectuur een bepaalde specialiteit heeft. De neurale netwerken evolueren automatisch mee met veranderende contexten zoals aanpassingen in het productgamma. Het mechanisme is vervolgens aangevuld met non-machine learning, tijdserie algoritmen en rule based controlemechanismen.

De big data engine wordt gevoed met informatie van allerlei databronnen binnen Imes Dexis. Die informatie is zeer breed gaande van productdata tot inhoudelijke communicatie met klanten en expertises van werknemers binnen bepaalde processen of contexten.

Die informatiestroom is door het gebruik van een kafka event streaming architectuur losgekoppeld van de verschillende systemen. De loskoppeling zorgt ervoor dat de engine niet afhankelijk is van point to point interacties. Alle relevante data worden éénmalig geschreven waarbij de inhoud nooit hard gekoppeld is aan de aanbieder van die informatie en meerdere onafhankelijke gebruikspatronen kan hebben (real time vs batch, monitoring vs machine learning, BI vs data lake, etc).

Phoebe interpreteert alle binnenkomende informatie en neemt vervolgens op basis van geconfigureerde doelen per procestype een beslissing. De engine start dan automatisch het correcte business proces en neemt alle overbodige manuele acties en configuraties weg.

Het eindresultaat

Phoebe slaagt erin om de verschillende vestigingen van Imes Dexis samen te laten werken en kan beslissingen nemen die menselijk onmogelijk zijn door alle beschikbare informatie in rekening te brengen. Het is alsof men een alwetende expert in huis heeft die beslissingen maakt op basis van al die data in milliseconden.

De doorlooptijd van het order intake proces is maar liefst met 50% verminderd en de werkdruk bij de werknemers is afgenomen door de vermindering van administratieve taken waardoor werknemers opnieuw meer tijd hebben voor hun echte expertises.

Phoebe automatiseert en optimaliseert de input naar de core business processen waarbij AI het proces aanpast en die diepe integratie maakt het project uniek. Het is net door die operational excellence dat Imes Dexis meer klanten kan halen, betere marges kan draaien en zo tot meer omzet kan komen.

Rol van Continuum

Continuum heeft in dit project een belangrijke rol gehad. Continuum werkte, lang voordat er sprake was van het Phoebe project, reeds samen met Imes Dexis. Dit was een groot voordeel, aangezien Continuum op die manier vertrouwd was met de business van Imes Dexis. Langetermijnrelaties die Continuum nastreeft in haar craftsmanship model, werpen op deze manier hun vruchten af.

Het IT management van Imes Dexis heeft op voorhand een klimaat gecreëerd waarin nieuwe technologieën zoals AI een vaste voet aan de grond kunnen krijgen, dit zowel tussen de IT teams onderling als een change/reinforcement management traject voor de organisatie. Aan de hand van voortschrijdend inzicht, specifiek aan de organisatie, zijn er een aantal proof of concepts opgeleverd. Het was immers, tot dan, onontgonnen terrein. Het Phoebe project is hier organisch uit gegroeid.

Continuum leverde in dit project data science expertise en core AI kennis, middels onze crafter Kristof. Onze crafter Wilm, enkele concullega’s en het voltallige interne IT team, leverden hun bijdrage op verschillende onderdelen en integraties.

Continuum is trots op deze verwezenlijking en dankt Dexis Belgium voor de constructieve samenwerking.

Phoebe bewijst dat duurzame samenwerking tot succesvolle resultaten leidt. De bijzondere en waardevolle samenwerking met Continuum, maar ook de IT teamleden en enkele business stakeholders is hier het beste voorbeeld van. Phoebe is een ‘never ending story’

Erik Diris

Group ICT Manager Belgium, Imes Dexis

Wil jij meer weten over dit project?

Wil je vrijblijvend even brainstormen over jouw business case?